POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES  

CENTRO DE ENSEÑANZA AUTOMOVILÍSTICA CARROS ACTIVOS ACTIVE CARS BOGOTÁ S.A.S.

NIT. 901.046.561-7

ART. 1 - OBJETO: CENTRO DE ENSEÑANZA AUTOMOVILÍSTICA CARROS ACTIVOS ACTIVE CARS BOGOTÁ S.A.S.  adopta la presente política de tratamiento y protección de datos personales con el propósito de garantizar la protección, confidencialidad y adecuado tratamiento de los datos personales de los trabajadores.  

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales tiene por objeto establecer los lineamientos, principios, procedimientos y mecanismos adoptados por el

CENTRO DE ENSEÑANZA AUTOMOVILÍSTICA CARROS ACTIVOS ACTIVE CARS

BOGOTÁ S.A.S.  para garantizar la protección del derecho constitucional de habeas data, la intimidad, el buen nombre y la autodeterminación informativa de los titulares de la información.

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas concordantes, la presente política regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia, conservación y supresión de los datos personales tratados por la empresa, garantizando que dicho tratamiento se realice bajo criterios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad y confidencialidad.

La finalidad de esta política es informar a trabajadores, contratistas, practicantes, proveedores y demás personas vinculadas con la organización acerca de los derechos que les asisten como titulares de la información, así como de las finalidades para las cuales son recolectados sus datos y los mecanismos establecidos para su protección.

La suscripción de contratos laborales, civiles, comerciales o de cualquier otra naturaleza con la empresa implica la autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de los datos personales, dentro de los límites establecidos por la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones que regulan la materia.

ART. 2 - MARCO NORMATIVO: La presente política se adopta con fundamento en:

•       La Constitución Política de Colombia.

•       El Código Sustantivo del Trabajo.

•       Ley 1581 de 2012.

•       Ley 1266 de 2008.

•       Decreto 1377 de 2013.

•       Las normas sobre Seguridad y Salud en el Trabajo.

•       Las normas sobre protección de información y manejo de datos sensibles. 

•       El Reglamento Interno de Trabajo LA EMPRESA. 

•       Las demás normas concordantes, complementarias o que modifiquen el régimen de seguridad de la información.

ART. 3 - ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política será aplicable a todas las personas que mantengan cualquier tipo de relación, interacción o vínculo con LA EMPRESA, independientemente de la naturaleza jurídica de su vinculación.

En consecuencia, esta política será aplicable, entre otros, a:

a)    Trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo.

b)    Contratistas y personas vinculadas mediante contratos de prestación de servicios.

c)    Personal directivo, administrativo y operativo.

d)    Practicantes, pasantes y personal en formación.

e)    Personal temporal, tercerizado o enviado en misión.

f)     Cualquier persona que participe o desarrolle actividades dentro de las instalaciones de LA EMPRESA o en espacios relacionados con la prestación del servicio.

Parágrafo. La aplicación de esta política se realizará sin perjuicio de la diferenciación jurídica existente entre contratos de trabajo, contratos civiles o comerciales de prestación de servicios y demás modalidades de vinculación, razón por la cual las medidas preventivas, correctivas y de protección aquí previstas tendrán alcance institucional, sin que ello implique el reconocimiento automático de subordinación laboral respecto de contratistas independientes.

ART. 4 - PRINCIPIOS RECTORES: Toda actuación relacionada con la aplicación de esta política se desarrollará conforme a los siguientes principios:

a)    Legalidad: Todo manejo de información (recolección, almacenamiento, uso o circulación) debe sujetarse estrictamente a lo establecido en la ley.  

b)    Libertad: El tratamiento de datos sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

c)    Finalidad: Cualquier recolección o uso de datos personales debe tener un propósito legítimo, explícito y lícito.

d)    Veracidad: Los datos personales sometidos a tratamiento sean veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.  

e)    Transparencia: Debe garantizarse el derecho del trabajador a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f)     Acceso restringido: La información personal no puede estar disponible en internet de forma masiva ni ser divulgada a terceros; su uso y exposición deben ser estrictamente controlados y limitados a los titulares o a personas autorizadas.

g)    Seguridad: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h)    Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información.

ART. 5 - DEFINICIONES: Para efectos de la presente política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

a)    Datos personales: Son cualquier información que identifica o hace identificable a una persona física (por ejemplo: nombre, documento de identidad, dirección, huella dactilar, o correo electrónico). Estos datos pertenecen exclusivamente a cada individuo y su tratamiento está protegido.

b)    Tratamiento de datos: Es cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre información (digital o física), que incluye la recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación o supresión de la misma.

c)    Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

d)    Material audiovisual: Es cualquier contenido, formato o recurso que combina estímulos visuales y auditivos para transmitir un mensaje de manera simultánea. Facilita la comprensión y retención de información al apelar a más de un sentido a la vez.

e)    Responsable del Tratamiento: Persona jurídica que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los mismos (en este caso, LA

EMPRESA)

f)     Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

g)    Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

h)    Registro Audiovisual: Contenido digital o físico que captura imágenes, video o voz de personas naturales identificadas o identificables.

ART. 6 - USO DE LOS DATOS PERSONALES: En virtud de la presente política, los datos personales de los trabajadores podrán ser empleados en los siguientes eventos:

a)    Gestión, ejecución, control y desarrollo de la relación laboral, civil, comercial o de aprendizaje. 

b)    Afiliación, reportes y pagos ante las entidades del Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión, ARL), fondos de cesantías y cajas de compensación familiar. 

c)    Gestión e instrumentación de nómina, prestaciones sociales, horas extras, bonificaciones, embargos judiciales y retenciones tributarias. 

d)    Verificación de antecedentes académicos, laborales, disciplinarios, judiciales y requerimientos en los procesos de selección. 

e)    Control de acceso físico y lógico, gestión de la seguridad informática, copias de respaldo y administración de herramientas tecnológicas asignadas (correos corporativos y plataformas). 

f)     Trámite de procesos disciplinarios internos, auditorías corporativas y actuaciones administrativas. 

g)    El uso de la fijación fotográfica, videográfica o fonográfica del titular con fines de marketing corporativo, publicidad institucional, redes sociales o promoción de los servicios propios de la actividad económica de LA EMPRESA.

h)    Almacenamiento y control de datos biométricos y registros de imágenes a través de los sistemas de videovigilancia con fines de seguridad y control interno. 

i)     Atención de requerimientos perentorios emitidos por autoridades judiciales o administrativas en ejercicio de sus funciones legales. 

ART. 7 – DERECHOS DE LOS TITULARES. Los titulares de los datos personales tratados por LA EMPRESA tienen derecho a:

a)    Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento.  

b)    Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.

c)    Ser informados, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.  

d)    Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente.  

e)    Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f)     Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

ART. 8 - DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

CENTRO DE ENSEÑANZA AUTOMOVILÍSTICA CARROS ACTIVOS ACTIVE CARS BOGOTÁ S.A.S. en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, se compromete a:

a)    Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b)    Solicitar y conservar copia de las autorizaciones otorgadas por los titulares de la información.

c)    Informar debidamente la finalidad de la recolección de los datos y los derechos que le asisten a los titulares.

d)    Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso o divulgación no autorizada.

e)    Rectificar y actualizar la información cuando sea procedente.

f)     Tramitar oportunamente las consultas, peticiones y reclamos presentados por los titulares.

g)    Adoptar medidas técnicas, humanas y administrativas que garanticen la seguridad de la información.

h)    Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.

i)     Informar a la autoridad competente cuando se presenten incidentes de seguridad que comprometan datos personales.

j)     Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

ART. 9 - DEBERES DE LOS TRABAJADORES Y CONTRATISTAS

Los trabajadores, contratistas, practicantes y demás personas que tengan acceso a información personal deberán:

a)     Guardar absoluta reserva y confidencialidad respecto de la información conocida con ocasión de sus funciones.

b)     Utilizar la información únicamente para las finalidades autorizadas por la empresa.

c)     Proteger los usuarios, contraseñas y credenciales asignadas para el acceso a sistemas de información.

d)     Abstenerse de divulgar, copiar, reproducir o compartir información personal sin autorización.

e)     Reportar de manera inmediata cualquier pérdida, acceso no autorizado o incidente relacionado con la seguridad de la información.

f)      Utilizar adecuadamente los equipos, correos corporativos, plataformas tecnológicas y demás herramientas suministradas por la empresa.

g)     Cumplir las políticas internas de seguridad de la información, tratamiento de datos personales y uso de medios tecnológicos.

h)     Devolver la información, documentos, equipos o bases de datos suministradas por la empresa al finalizar la relación contractual.

Parágrafo. El incumplimiento de las obligaciones previstas en este capítulo podrá constituir falta disciplinaria conforme al Reglamento Interno de Trabajo o generar las responsabilidades civiles, contractuales o legales a que haya lugar.

ART. 10 - VIDEOVIGILANCIA: CENTRO DE ENSEÑANZA AUTOMOVILÍSTICA CARROS ACTIVOS ACTIVE CARS BOGOTÁ S.A.S. podrá implementar sistemas de videovigilancia en sus instalaciones con la finalidad de garantizar la seguridad de las personas, proteger los bienes de la empresa, controlar el acceso a las instalaciones, prevenir incidentes y apoyar investigaciones internas o requerimientos de las autoridades competentes. En estos se encuentra:

a)    Las imágenes, grabaciones o registros obtenidos mediante los sistemas de videovigilancia serán considerados datos personales y recibirán el tratamiento previsto en la presente política.

b)    El acceso a las grabaciones estará restringido exclusivamente al personal autorizado, a las autoridades judiciales o administrativas competentes y a las personas legalmente facultadas para ello.

c)    Las grabaciones podrán utilizarse como elementos de verificación en investigaciones disciplinarias, procesos internos, auditorías, incidentes de seguridad, protección de bienes y cumplimiento de obligaciones legales.

d)    La empresa adoptará las medidas técnicas y administrativas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad y seguridad de la información obtenida mediante los sistemas de videovigilancia.

ART. 11 - TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES: La empresa podrá transmitir o transferir datos personales a terceros cuando resulte necesario para el desarrollo de su objeto social, el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales o la adecuada prestación de sus servicios.

Los datos podrán ser compartidos, entre otros, con:

a)    Entidades del Sistema General de Seguridad Social Integral.

b)    Administradoras de riesgos laborales.

c)    Entidades financieras.

d)    Autoridades judiciales o administrativas.

e)    Entidades del sector transporte.

f)     Proveedores tecnológicos o plataformas institucionales.

g)    Asesores externos, auditores o consultores.

h)    Empresas vinculadas o terceros encargados del tratamiento.

Toda transmisión o transferencia de información se realizará garantizando la confidencialidad, seguridad y protección de los datos personales, exigiendo a los terceros el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas aplicables.

ART. 12 - CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que motivaron su recolección y durante los términos exigidos por la legislación laboral, comercial, tributaria, contable, administrativa y de seguridad social.

La información relacionada con trabajadores, contratistas o proveedores podrá conservarse incluso después de finalizada la relación contractual cuando exista una obligación legal, contractual, judicial o administrativa que así lo requiera.

Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento y vencidos los términos legales de conservación, la información podrá ser eliminada, anonimizada o archivada conforme a las políticas internas de gestión documental y conservación de la información.

La empresa adoptará las medidas necesarias para garantizar la integridad, disponibilidad, confidencialidad y seguridad de los datos durante todo el período de conservación.

ART. 13 - DIVULGACIÓN Y SOCIALIZACIÓN: La presente política deberá ser divulgada y socializada a trabajadores, contratistas, directivos y demás personas vinculadas a la

EMPRESA.

La institución podrá implementar mecanismos físicos o digitales para garantizar su conocimiento y apropiación.

ART. 14 -  VIGENCIA: La presente Política de Tratamiento Y Protección De Datos Personales rige a partir de su aprobación y publicación institucional.

Cualquier situación no prevista será analizada conforme a la Constitución Política, a Ley 1581 de 2012, ley 1266 de 2008 y Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes.

Fecha: _____________ 2026 Dirección: Calle 24 No. 81 C - 47    Ciudad: Bogotá D. C.

Departamento: Cundinamarca

Representante legal: ELSA MARIA NIETO DE VELASCO.